Krasse Unterschiede in der Leistung der Verwaltungen

von , 09.02.2019, 16:35 Uhr

Durch einen Kennzahlenvergleich lassen sich mit wenig Aufwand Einsparpotentiale ermitteln. Dies belegt überzeugend eine jüngst bekanntgewordene Studie, in der die Personalverwaltungen mehrerer Städte untersucht wurden. Überprüft wurde die Personalausstattung der personalverwaltenden Stellen in 18 kleineren und mittelgroßen hessischen Städten.

Die personalverwaltenden Stellen erledigen alle personalbezogenen Aufgaben im Lebenszyklus eines Beschäftigten, wozu auch die Zahlbarmachung von Gehältern und Bezügen sowie die Personalentwicklung gehören. Bei den untersuchten Gemeinden war die Zahl der Mitarbeiter in der Personalverwaltung nicht sehr groß, sie betrug lediglich 2 bis 6 Vollzeitäquivalente. Angesichts dieser geringen Zahlen wäre es für jede einzelne Kommune durchaus schwierig, auf direktem Wege Personaleinsparungen in diesem Bereich zu realisieren. 

In einem aufwendigen Verfahren müsste die Auslastung der vorhandenen Arbeitsplätze im Einzelnen untersucht werden, zum Beispiel anhand täglicher Arbeitsaufzeichnungen des Arbeitsplatzinhabers oder durch stichprobenweise Beobachtung des Arbeitsplatzes. Es muss nicht betont werden, dass solche Arbeitsplatzuntersuchungen denkbar unbeliebt sind und von den Arbeitsplatzinhabern als Übergriff erlebt werden, worauf mit Widerstand reagiert wird. Daher werden derartige Untersuchungen in der öffentlichen Verwaltung auch nur selten durchgeführt. 

Große Unterschiede bei den Betreuungsrelationen      

Der Leistungsvergleich anhand von Kennzahlen geht einen anderen Weg, um die Effizienz der Erledigung einzelner Aufgaben transparent zu machen und Einsparpotentiale festzustellen. Es werden einfach zwei verschiedene, leicht feststellbare Größen genommen und daraus eine Kennzahl ermittelt. Im Rahmen der erwähnten Studie wurde in 18 teilnehmenden Kommunen die Zahl der in der Personalverwaltung tätigen Mitarbeiter sowie die Gesamtzahl der zu betreuenden Beschäftigten der jeweiligen Kommune erhoben. Dann wurde die Betreuungsrelation als Kennzahl ermittelt.

Bei diesem Vergleich ergaben sich deutliche Unterschiede. Das Betreuungsverhältnis reichte von 1:67 betreuten Beschäftigten in einer Stadt bis zu 1:238 in einer anderen Stadt. Beim Vergleich aller in die Untersuchung einbezogenen Kommunen ergab sich eine durchschnittliche Betreuungsrelation von 131 städtischen Bediensteten.

Die Personalverwaltungen der Kommunen sind gut vergleichbar      

Voraussetzung für einen Kennzahlenvergleich ist natürlich, dass die untersuchten Sachverhalte auch wirklich vergleichbar sind. Das ist bei der Arbeit der Personalverwaltungen in den Kommunen eines Bundeslandes durchaus der Fall. Die zu erledigenden Arbeitsinhalte stimmen weitgehend überein, in allen Kommunen werden übereinstimmend die Vorschriften des betreffenden Landes für den Bereich der Angestellten und der Beamten angewendet. Allenfalls im Bereich der Personalentwicklung bestehen größere Spielräume bei der Aufgabenwahrnehmung.

Bei einem Vergleich anhand von Kennzahlen wird allerdings häufig kritisiert, dass dabei nur quantitative Faktoren berücksichtigt würden, die Qualität der Aufgabenerledigung hingegen keinen Eingang in den Leistungsvergleich finde. Bei einer Berufung auf die Qualität der Personalsachbearbeitung müssten sich Kommunen mit besonders niedrigen Betreuungsrelationen jedoch fragen lassen, ob das vom Durchschnitt aller Kommunen praktizierte Betreuungsverhältnis nicht auch in qualitativer Hinsicht ausreicht.      

Ein Einsparpotential von rund 18 Stellen wurde festgestellt      

Als Ergebnis der Untersuchung haben die Verfasser der Studie, basierend auf dem Kennzahlenvergleich, in 14 der einbezogenen 18 Kommunen Optimierungspotenziale bei der Personalverwaltung festgestellt. Insgesamt wurde ein Einsparpotenzial von rund 18 Vollzeitäquivalenten ermittelt, das sich aus der Summe der Verbesserungspotentiale in den einzelnen Kommunen ergab. Dies entspricht einem Ergebnisverbesserungspotenzial von rund 1,17 Millionen Euro. Die untersuchten Kommunen stehen jetzt unter Druck, die auf sie entfallenden Einsparpotentiale auch tatsächlich zu realisieren.      

Die Kommunen sollten sich bei der Personalsachbearbeitung zusammentun      

Als weitere Möglichkeit für Effizienzgewinne in der Aufgabenwahrnehmung wird in der Studie auf die bislang von den untersuchten Kommunen nicht praktizierte Interkommunale Zusammenarbeit hingewiesen. Die Aufgaben der Personalverwaltung sind grundsätzlich für die Interkommunale Zusammenarbeit geeignet. Dabei können die Kommunen bei einzelnen Aufgaben (beispielsweise bei der Personalabrechnung) zusammenarbeiten, aber auch eine vollumfängliche gemeinsame Aufgabenwahrnehmung für alle Bereiche der Personalverwaltung ist denkbar. Vorteile einer Interkommunalen Zusammenarbeit sind insbesondere die fachliche Spezialisierung und eine Realisierung von Betriebsgrößeneffekten, die eine angemessene Auslastung der Mitarbeiter mitunter erst ermöglichen.      

Kennzahlengestützte Leistungsvergleiche auch in anderen Verwaltungsbereichen      

Weiterhin wird den untersuchten Kommunen in der Studie empfohlen, den Kennzahlenvergleich auch auf andere Verwaltungsbereiche zu übertragen. Mehr als jeder vierte Beschäftigte scheidet in den nächsten zehn Jahren altersbedingt aus der Verwaltung der geprüften Kommunen aus. Es besteht also durchaus die Chance, Personaleinsparungen bei der Personalverwaltung ebenso wie in anderen Bereichen durch Nichtwiederbesetzung freiwerdender Stellen ohne große Widerstände vorzunehmen. Wollen wir hoffen, liebe Leserinnen und Leser, dass die hessischen Kommunen den aufgezeigten Weg auch tatsächlich einschlagen, sagt mit Nachdruck

Ihr

Gotthilf Steuerzahler

Dieser Text stammt aus dem kostenlosen Newsletter Claus Vogt Marktkommentar

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