Bei der Lohnabrechnung handelt es sich um ein Dokument, auf dem die exakte Zusammensetzung des Gehalts eines Arbeitnehmers für eine gewisse zeitliche Periode dokumentiert wird. Eine Lohnabrechnung beinhaltet in erster Linie Informationen über die Höhe des Gehalts, Abzüge, Zuschüsse, Zuzahlungen und sonstige Vorschüsse und Vergütungen.
Inhalt
Lohnabrechnungen im Detail
Eine Lohnabrechnung wird in erster Linie genutzt, um den Lohn bzw. das Gehalt genau darstellen und aufschlüsseln zu können, um die erfolge Zahlung für eine bestimmte Periode, die in Deutschland in der Regel einen Monat beträgt, nachvollziehbar zu machen. In Deutschland ist ein jeder gewerbliche Arbeitgeber dazu verpflichtet, eine nachvollziehbare Gehaltsabrechnung zu erstellen. Dies kann sowohl in elektronischer als auch in handschriftlicher Form mit Ausdruck realisiert werden. Die Lohnabrechnung muss in Euro berechnet und angeben werden. Darüber hinaus muss die Gehaltsabrechnung neben dem Arbeitsentgelt auch sämtliche gesetzlichen Abzüge beinhalten, wie zum Beispiel Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Die Gehaltsabrechnung gibt außerdem dem Arbeitnehmer die Möglichkeit, die erfolgte Auszahlung zu prüfen und nachzuvollziehen.
Was muss eine Lohnabrechnung beinhalten?
Die Inhalte, die eine Lohnabrechnung beinhalten muss, werden vom Gesetzgeber genau festgelegt. Hierzu zählen in erster Linie allgemeine Angaben, wie zum Beispiel Name, Wohnadresse, Geburtsdatum oder Sozialversicherungsnummer des Dienstnehmers. Zu weiteren wichtigen Angaben gehören:
- Bruttolohn
- Steuerfreibeträge
- Sachbezüge
- Kirchensteuerabzug
- Sozialversicherungsbeiträge
- Kinderfreibetrag
- persönliche Abzüge
Der Arbeitgeber muss alle abgabepflichtigen Beträge der Arbeitnehmer einbehalten und diese an die zuständigen Behörden übermitteln, wie beispielsweise die Krankenversicherung.
Wer muss die Lohnabrechnung erstellen?
Als Dienstgeber und Unternehmer ist man dafür verantwortlich, die Gehaltsabrechnung auf monatlicher Basis korrekt auszustellen. Da der Prozess der Lohnabrechnung ziemlich kompliziert und ein hohes Maß an Spezialwissen benötigt, lagern viele kleinere und mittlere Unternehmen diese Aufgabe oft an einen externen Dienstleister aus. Damit geht allerdings auch ein Verlust von Flexibilität und Kontrolle, insbesondere in Bezug auf sensible Informationen, einher.
Darüber hinaus kommt es beim Outsourcing immer wieder zu Missverständnissen und Problemen in der Kommunikation, sodass die Kosten bei Korrekturbedarf schnell in die Höhe schießen können. Heutzutage setzen viele Unternehmen auf den Einsatz einer professionellen Lohnabrechnungssoftware. Moderne Software-Lösungen bieten Unternehmen die Möglichkeit, Lohnzettel für Ihre Mitarbeiter schnell und einfach auszustellen. Obwohl die Anschaffung einer solchen Lösung, mit recht hohen Investitionen verbunden ist, spart man allerdings auf Dauer viel an Geld und Zeit.
Welche Aufbewahrungspflichten müssen beachtet werden?
Wie bei allen wichtigen Belegen in der Buchhaltung existieren auch im Rahmen der Lohnabrechnung gewisse Aufbewahrungspflichten, die unbedingt beachtet werden müssen. Deswegen sollte man beim Entsorgen der Bescheinigungen nicht zu voreilig handeln. Arbeitgeber, die einen Umsatz von mindestens 500.000 und einen Gewinn von 50.000 Euro im Jahr erwirtschaften, müssen alle Unterlagen zur Gehaltsabrechnung ihrer Angestellten für 10 Jahre aufbewahren.
So sind Sie beispielsweise in der Lage, bei Bedarf jederzeit das Netto- und Bruttogehalt Ihrer Angestellten nachweisen zu können. Aber auch für kleinere Unternehmen und Organisationen kann es durchaus sinnvoll sein, die Dokumente zu archivieren, falls beispielsweise ein Angestellter einen Nachweis benötigt oder seine eigenen Kopien der Gehaltsabrechnung verloren hat. Die Lohnabrechnung ist ein wichtiges Dokument, das dazu dient, das Gehalt bzw. den Lohn genau aufzuschlüsseln und darzustellen.
