Mangelnde Aktenführung im Auswärtigen Dienst

von Gotthilf Steuerzahler, 10.05.2020, 15:33 Uhr

Seit Jahren wirft der Bundesrechnungshof dem Auswärtigen Amt und seinen Auslandsvertretungen erhebliche Mängel bei der Aktenführung vor. Auf den ersten Blick mag diese Kritik kleinkariert erscheinen, aber immerhin werden in diesem Bereich Unsummen an Steuergeldern ausgegeben, deren Verwendung nachvollziehbar sein muss.

Der Auswärtige Dienst besteht aus dem Auswärtigen Amt in Berlin und 227 Auslandsvertretungen. Zentrale und Auslandsvertretungen bilden eine einheitliche Behörde. Im Auswärtigen Dienst wird eine konsequente Personalrotation praktiziert. Alle drei bis vier Jahre wechseln die Beschäftigten Fachgebiet und Einsatzort.
In mittlerweile 50 Prüfungen in der Zentrale und 20 Prüfungen in den Botschaften stellte der Rechnungshof u.a. Folgendes fest: In finanzwirksamen Förder- und Bauakten fehlten entscheidungserhebliche Unterlagen sowie Vermerke zu wesentlichen Sach- und Bearbeitungszusammenhängen.

Die Entscheidungsprozesse zu Projektförderungen waren nicht nachvollziehbar. Schriftgut war in den Registraturen gar nicht oder unter falschen Aktenzeichen abgelegt. Darüber hinaus waren Akten nicht auffindbar. Liegenschafts- oder Bauunterlagen waren lückenhaft oder fehlten ganz. Häufig wechselten die für große Baumaßnahmen zuständigen Mitarbeiter rotationsbedingt zur gleichen Zeit. Die neuen Mitarbeiter fanden weder vollständige Akten vor noch hatte eine Amtsübergabe stattgefunden. 

Das Auswärtige Amt gibt jährlich 2,7 Milliarden Euro für Unterstützungsmaßnahmen aus      

Aufgrund der wiederholten Hinweise des Bundesrechnungshofs überarbeitete das Auswärtige Amt zwar seine Registraturanweisung und änderte Verantwortlichkeiten. Gleichwohl änderte sich nicht viel. Das Handeln und die finanziell bedeutsamen Verwaltungsentscheidungen waren häufig nicht nachvollziehbar. In der Zentrale in Berlin betraf dies insbesondere die Gelder für die Krisenprävention, die humanitäre Hilfe sowie die Auswärtige Kultur- und Bildungspolitik. Das Auswärtige Amt gab hierfür im Jahr 2018 insgesamt 2,7 Milliarden Euro aus, das ist die Hälfte aller im Haushalt des Auswärtigen Amtes bereitgestellten Mittel. Bei den Auslandsvertretungen lag der Schwerpunkt der Mängel beim Liegenschaftsbereich einschließlich Auslandsbau. Die Ausgaben dafür beliefen sich im Jahr 2018 auf mehr als 200 Millionen Euro.      

Die Stellenausstattung der Registraturen wurde vermindert      

Der Rechnungshof kritisiert, dass das Auswärtige Amt die Aufgaben und den Stellenwert von Registraturen nicht angemessen würdigt und die Auswirkungen einer zunehmend digitalen Arbeitsweise nicht berücksichtigt. Die Stellenausstattung im gehobenen und höheren Dienst in der Zentrale und in den Botschaften stieg in den letzten Jahren beträchtlich, dagegen sank sie im Registraturdienst. Nach Auffassung des Rechnungshofs nehmen die Vorgesetzten ihre Verantwortung für ein angemessenes Wissensmanagement im Auswärtigen Dienst nicht ausreichend wahr. Fehlende oder unzureichende Übergabeverhandlungen im Zuge von Rotationen blieben ohne Konsequenzen. Führungskräfte zeigten sich überwiegend desinteressiert in Bezug auf die ihnen bekannten Missständen bei Dokumentation und Registratur.      

Eine Laissez-faire Haltung dominiert auf der Führungsebene      

Der Rechnungshof sieht die Leistungsfähigkeit des Auswärtigen Dienstes durch die seit zwei Jahrzehnten bestehenden Mängel im Wissensmanagement beeinträchtigt. Versuche des Auswärtigen Amtes, der Missstände Herr zu werden, hätten sich in regelmäßigen Zusagen und immer neuen Anweisungen erschöpft. Die klar erkennbaren strukturellen Mängel seien jedoch nicht angegangen worden. Der Rechnungshof kommt zu dem Fazit, dass auf der Führungsebene des Auswärtigen Amtes insoweit eine Laissez-faire-Einstellung dominiere. Hierin liege die zentrale Ursache für die geschilderten Missstände.     

Die Hauskultur des Auswärtigen Amtes muss sich spürbar ändern      

Das Auswärtige Amt hat die aufgezeigten Mängel und auch die Verantwortung der Führungskräfte für eine ordnungsgemäße Dokumentation und Aktenführung grundsätzlich anerkannt. Man werde die Beschäftigten und auch die Leitungsebene durch Schulungen und Führungshandbücher für die Bedeutung guter Dokumentation und Aktenführung sensibilisieren. Der Rechnungshof hält dies für nicht ausreichend. Er erwartet vom Auswärtigen Amt einen spürbaren Wandel in der Hauskultur. Der Anstoß hierfür müsse von den Führungskräften kommen.
Bei dem Streit zwischen Rechnungshof und Auswärtigem Amt prallen zwei ganz unterschiedliche Welten aufeinander. Auf der einen Seite die ganz auf die Einhaltung bürokratischer Regelungen fixierten Prüfer des Rechnungshofs, auf der anderen Seite die weltläufigen Diplomaten des Auswärtigen Dienstes, welche glauben, bei den großen Themen der internationalen Politik mitzumischen. Man kann überaus gespannt sein, liebe Leserinnen und Leser, welche Sicht der Dinge sich hier durchsetzt, meint amüsiert

Ihr

Gotthilf Steuerzahler

www.krisensicherinvestieren.com

Dieser Text stammt aus dem kostenlosen Newsletter Claus Vogt Marktkommentar



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