Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran: Käufe im Onlinehandel sowie bargeldloses und kontaktloses Bezahlen im stationären Handel nehmen sowohl im privaten als auch geschäftlichen immer weiter zu. Für die Bezahlung wird dabei meist eine Kreditkarte benötigt. Konsumenten profitieren hier von der rasant steigenden Anzahl an Fintechs, die mit modernen Zahlungslösungen den Markt aufmischen.
Inhalt
Für Unternehmen sind besonders Anbieter von virtuellen Firmenkreditkarten interessant, da sie die Ausgabenverwaltung transparenter und effizienter gestalten. Was genau virtuelle Kreditkarten sind und wie sie die Ausgabenverwaltung optimieren, wird im Folgenden erklärt.
Was sind virtuelle Firmenkreditkarten?
Eine virtuelle Firmenkreditkarte unterscheidet sich von physischen Kreditkarten dahingehend, dass die virtuelle Karte nur online, in einem Tool vorliegt und nicht in den Händen gehalten werden kann. In dem Onlinetool können die nötigen Zahlinformationen wie der Karteninhaber, die 16-stellige Kartennummer, das Ablaufdatum und die Sicherheitsnummer eingesehen und bei Bedarf einfach herauskopiert werden. Gleich wie ihr physisches Pendant ist die virtuelle Karte dabei aber mit einem bestehenden Firmenkonto verknüpft, wodurch Kartenbesitzer Zugriff auf die finanziellen Mittel des Unternehmens erlangen.
Welche Vorteile bieten virtuelle Firmenkreditkarten?
Personen- und Zweckbezogen
Virtuelle Firmenkreditkarten können mit ein paar Klicks erstellt werden und sind nach einer einmaligen Freigabe durch die Finanzverantwortlichen direkt einsetzbar. Damit sind sie um ein Vielfaches schneller verwendbar als physische Kreditkarten. Die virtuellen Kreditkarten können dabei entweder von Mitarbeitern beantragt oder werden von Finanzverantwortlichen ausgestellt und Mitarbeitern zugeordnet werden. In vielen Fällen erlauben es moderne Fintechs, die virtuellen Kreditkarten in unbegrenzter Anzahl zu erstellen.
So können Mitarbeiter für jede Zahlung, wie etwa die nächste Dienstreise oder das monatliche Marketing-Abonnement, eine dedizierte Karte ausstellen. Je mehr Karten dabei für bestimmte Zahlungen erstellt werden, desto leichter lassen sich die Transaktionen im Nachhinein in der Buchhaltung zuordnen, da die Karten dann nicht nur personen-, sondern auch zweckbezogen sind.
Sicherheit und Transparenz
Kreditkarten sind bekanntlich eines der sichersten Zahlungsmittel. Virtuelle Kreditkarten erhöhen den Schutz dabei zusätzlich, da sie durch das Vorliegen in einem Onlinetool nicht physisch verloren gegangen werden können. Entscheiden sich Unternehmen für die Einführung unendlich vieler virtueller Kreditkarten, gehören auch intransparente, unübersichtliche Ausgaben der Vergangenheit an.
Während bei einer geteilten Firmenkreditkarte unklar ist, wer welche Ausgaben, wofür getätigt hat, sind mehrere virtuelle Kreditkarten um ein Vielfaches transparenter, da die Karten personen- und zweckbezogen sind. So kann ein Mitarbeiter etwa eine virtuelle Kreditkarte für einzelne Händler, Einkäufe oder monatliche Abonnements haben, wodurch die Ausgaben problemlos nachvollziehbar sind.
Keine privaten Auslagen
Virtuellen Kreditkarten lassen sich in ein paar Klicks erstellen und sind anschließend sofort und flexibel einsatzbereit. Bei der Erstellung wird dabei neben einem dezidierten Zweck auch ein Kartenlimit festgelegt, welches einen einmaligen Freigabeprozess durchläuft – so kommt es nie zu Budgetüberschreitungen. Sobald die Karten aber freigegeben sind, können die Mitarbeiter innerhalb des Limits flexibel Ausgaben für den jeweiligen Zweck tätigen, ohne noch einmal Rücksprache mit Vorgesetzten halten zu müssen.
Mitarbeiter müssen somit auch bei spontanen Zahlungen keine privaten Auslagen tätigen und das Geld anschließend über eine aufwändige Spesenabrechnung zurückfordern. Das führt nicht nur zu mehr Flexibilität und Handlungsspielraum für Mitarbeiter, sondern auch zu einer höheren Zufriedenheit.
Prozessoptimierung
Virtuelle Kreditkarten führen vor allem in der Buchhaltung zu großen Erleichterungen und Zeitersparnissen. Durch die Personen- und Zweckbezogenheit werden die Transaktionen automatisch vorkontiert und können sofort der richtigen Kostenstelle zugeordnet werden. Im Falle von ganzheitlichen Ausgabenlösungen, die auf physischen und virtuellen Firmenkreditkarten basieren, werden Mitarbeiter auch gebeten, alle Belege nach einer Ausgabe per Foto zu digitalisieren.
Damit ist auch der zugehörige Beleg direkt der richtigen Ausgabe zugeordnet. So bekommt die Buchhaltung alle Ausgaben und die zugehörigen Belege übersichtlich bereitgestellt und es kommt zu keinen langwierigen Suchen am Monatsende. Alle Buchungsdaten können anschließend in eine Buchhaltungssoftware exportiert werden, wodurch der Monats- und Jahresabschluss im Handumdrehen erledigt sind.
Fazit
Virtuelle Firmenkreditkarten sind eine zeitgemäße und innovative Lösung, die zu mehr Transparenz, Effizienz und Flexibilität führt. Besonders für Unternehmen, die häufig Käufe im Onlinehandel tätigen, bringen mehrere virtuelle Firmenkreditkarten für Mitarbeiter zahlreiche Vorteile.
Mitarbeiter erlangen dank der eigenen virtuellen Kreditkarten die Möglichkeit, jegliche unternehmerische Ausgaben bequem zu begleichen, ohne dass es zu privaten Auslagen kommen muss. Dadurch erlangen Mitarbeiter mehr Handlungsfreiheit, während Arbeitgeber sich sicher sein können, dass alle Transaktionen sicher und transparent sowie lückenlos dokumentiert sind.
